Chúng ta thường thấy bất cứ công ty uy tín nào cũng cần niêm yết công khai địa chỉ làm việc của công ty trên các phương tiện thông tin. Đây cũng là nguồn thông tin vô cùng quan trọng để khách hàng liên hệ đến công ty nhanh nhất. Vậy khi công ty dời đến địa chỉ mới thì cần thực hiện những thủ tục gì để thông báo thay đổi địa chỉ công ty? Cùng VeNhaMoi tìm hiểu ngay thông tin bên dưới các bạn nhé.
Thực hiện gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan chức năng có thẩm quyền theo pháp luật
Khi đăng ký kinh doanh, công ty cần thông qua sự đồng ý của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Vì thế khi có những thay đổi quan trọng, bao gồm địa chỉ công ty thì cần phải thông báo đến cơ quan đó.
Khi thay đổi địa chỉ công ty cần thực hiện những thủ tục gì để thông báo
Vì sao phải gửi thông báo đến cơ quan chức năng có thẩm quyền?
Khi một doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh, việc đầu tiên cần thực hiện theo quy định pháp luật là đăng ký kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục và làm hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư của nơi công ty kinh doanh.
Những thông tin quan trọng doanh nghiệp cần có khi đăng ký kinh doanh gồm:
- Tên chính thức của doanh nghiệp
- Con dấu chính thức của doanh nghiệp
- Thông tin địa chỉ trụ sở chính thức của đơn vị
- Thông tin về loại hàng hóa kinh doanh
- Văn bằng nhãn hiệu, giấy phép kinh doanh,….
Như vậy, có thể thấy thông tin địa chỉ công ty là một trong những nội dung bắt buộc phải có trong khi đăng ký kinh doanh. Nó có mối liên hệ chặt chẽ với các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, khi có sự thay đổi về địa chỉ công ty, đơn vị cần thực hiện thủ tục thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư.
Việc thông báo thay đổi trụ sở công ty vô cùng quan trọng
Những thủ tục khi gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan chức năng có thẩm quyền
Khi gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở cơ kế đầu tư, công ty cần có những hồ sơ sau:
- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: trong văn bản cần rõ các nội dung tên chủ sở hữu, mã số doanh nghiệp và mã số thuế, thông tin người đại diện hợp pháp, địa chỉ dự định chuyển đến.
- Quyết định về vấn đề thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu theo quy định pháp luật và bản sao biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty
- Công văn của chi cục Thuế ở địa chỉ hiện tại.
Ngoài ra, nếu công ty chuyển địa chỉ kinh doanh đến một Quận/ Thành phố/ Tỉnh khác, công ty cần có xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Việc xác nhận này sẽ thực hiện với xác minh của Chi cục Thuế hiện tại. Chỉ sau khi đã được chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, công ty mới được phép làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh.
Khi cập nhật địa chỉ mới, công ty cần kê khai địa chỉ rõ ràng để việc liên hệ, gửi thông báo bằng công văn của các cơ quan có thẩm quyền được đảm bảo.
Thực hiện gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến các khách hàng, doanh nghiệp, đối tác
Đối tượng bị ảnh hưởng nhiều nhất khi công ty có sự thay đổi về địa chỉ làm việc đó chính là các khách hàng, các doanh nghiệp đối tác của công ty. Nếu không được nhận thông báo kịp thời về vấn đề thay đổi trụ sở làm việc, rất có thể các khách hàng, đối tác sẽ tìm đến địa chỉ cũ.
Điều này gây mất thời gian cho các bên, dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Chính vì vậy, việc thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh cho khách hàng và đối tác là vô cùng cần thiết.
Bên cạnh đó, việc gửi thông báo về những thay đổi quan trọng nói chung và thay đổi địa chỉ nói riêng giúp cho khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng, quan tâm. Trên cơ sở đó, hai bên đều sẽ giữ được quan hệ trong công việc, kinh doanh một cách lâu dài.
Việc gửi thông báo khi thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng và đối tác không có những quy định cụ thể pháp luật. Đối với mỗi công ty sẽ có những cách thông báo sao cho nhanh nhất, phù hợp nhất. Tuy nhiên, một trong số những hình thức chủ yếu được sử dụng nhiều nhất là gửi văn bản trực tiếp.
Việc soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh cần đảm bảo các thông tin quan trọng nhất, gồm có:
- Tên doanh nghiệp
- Thông tin đối tác, khách hàng
- Địa chỉ kinh doanh cũ
- Địa chỉ kinh doanh mới của công ty
- Thời gian bắt đầu áp dụng địa chỉ mới để làm việc, kinh doanh
- Thông tin liên lạc khi cần thiết
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ đến khách hàng, đối tác
Trên đây là những điều công ty cần biết khi đưa ra các thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan chức năng có thẩm quyền và khách hàng, đối tác. Việc thông báo phải đảm bảo được rõ ràng nhất để không dẫn đến những khó khăn phát sinh trong thời gian sau khi thay đổi địa chỉ.
